توقف عن إهمال إدارة التغيير!

Ou comment éviter des futurs problèmes

Lorsque l’on me demande ce que je fais dans la vie, en général, je n’aime pas répondre.

Pourquoi ?

Parce que je suis spécialiste en conduite du changement.

Pour ceux qui n’auraient pas suivi, la conduite du changement est une méthode qui vise à accompagner le changement dans une organisation, une entreprise ou un projet.

Autant dire que c’est un métier extrêmement large, souvent fourre-tout et incompris. C’est la raison pour laquelle beaucoup d’entre vous néglige cette fonction, ou, hésite à prévoir un budget conduite du changement dans les projets.

Je vais justement vous accompagner dans le changement de votre mind-set vis-à-vis de cette fonction!

“Prévoir, c’est à la fois supputer l’avenir et le préparer ; prévoir, c’est déjà agir.” Les différentes méthodes de projets nous enseignent qu’avant de se lancer tête baissée, il faut planifier. Pour la conduite du changement il en va de même. C’est la raison pour laquelle, il faut l’associer dès le départ à votre projet pour imaginer et désamorcer les bloquants qui entraveront sa réussite.

En pratique , ça donne quoi ?

Comme le dit si bien Epictète  «  Tout est changement, non pas pour ne plus être, mais pour devenir ce qui n’est pas encore ». En d’autres termes, accueillir le changement vous permet de grandir et d’avancer. C’est pour cela que différentes méthodes ont été mise en place, pour vous aider à organiser la conduite de votre changement.

Ainsi, commençons par comprendre les grandes étapes qui composent la discipline.

Les étapes de la conduite du changement

A/ Ecoute & observation :

 La conduite du changement parait abstraite parce qu’elle est basée avant tout sur des soft skills. Avant d’élaborer une stratégie il est primordial d’écouter le besoin du projet ou de l’organisation et d’observer les fonctions existantes pour se faire une idée claire du besoin. Définir le besoin pose la base du travail.

B/ Audit & Diagnostic :

Les spécialistes de cette discipline font d’excellents auditeurs. Avis aux cabinets d’Audit essayez-nous avant de refouler nos candidatures, je ferme la parenthèse. Le meilleur conseil que l’on puisse vous donner c’est écouter tout le monde ! Ainsi, vous allez avoir la vision d’ensemble nécessaire pour poser un diagnostic qui colle vraiment aux besoins. C’est également le moment pour préparer la 3 -ème étapes qui sera de détecter les porteurs du changement au sein de vos organisations et de mesurer leur niveau d’anxiété face au projet.

C/ Equipe & Communication :

Pour diffuser le changement il est impératif de s’appuyer sur des personnalités pivots. Si vous connaissez bien vos équipes vous aurez déjà remarqué des personnalités qui aiment l’innovation ou qui son leader dans l’adoption de nouveaux modes de travail.

A travers ces catalyseurs vous aller communiquer sur le changement à venir, rassurer et accompagner le reste de l’organisation.

Cela nous amène naturellement à la 4 -ème étape l’élaboration de la stratégie, concrètement que va-t-on mettre en place pour accompagner ?

D/ Stratégie & Plan :

Vous avez la vision d’ensemble mise en place, vos atouts sur le terrain et vous avez communiqué sur l’arrivé d’un changement. A présent, il s’agit de déterminer l’ensemble des actions coordonnées, des opérations habiles, des manœuvres en vue d’atteindre votre but précis.

En fonction de vos problématiques vous favoriserez d’avantage la formation, la communication, les guides utilisateurs, des actions ludiques, le dialogue pour désamorcer les tensions, l’engagement de vos collaborateurs, entrainer vos collaborateurs à adopter un nouveau mind-set et cette liste est non exhaustive.

Vous êtes le plus à même de faire le bon choix.

E/ Suivi & Analyse :

A l’image de l’agilité la conduite du changement requiert un haut potentiel d’adaptation et une capacité de remise en question. En effet, il faut d’abord voir si la stratégie fonctionne et l’outil de prédilection c’est la mise en place de KPI. Il est essentiel de constater l’efficacité du dispositif mis en place par le biais d’une analyse de résultats. Cependant, il s’agit d’une discipline qui touche l’humain, il est donc conseillé de faire de la mesure de ressenti, à froid, à chaud, en quizz, en formulaire, ou autour d’un café en discutant.

Naturellement on arrive à la dernière étape de notre processus la consolidation de votre travail

F/ Consolidation & bonnes pratiques :

Le plus gros est fait ! Dans cette dernière étape, vous allez boucler la boucle et faire vivre votre processus. Vous avez mis en place les bonnes pratiques il est temps de les documenter, les référencer pour qu’elles puissent être à la portée de n’importe quel individu et continuer à améliorer le quotidien de l’organisation. C’est une partie qui a aussi tendance à être négligé mais qui peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Dans le contexte de l’accueil de nouveaux arrivants ces documents sont source d’informations pratiques et précieuses. La conduite du changement sans capitalisation est un processus à moitié fait.

L’exemple du modèle ADKAR

A/ AWERENESS

(Prendre conscience) il s’agit dans cette première étape de poser les choses à plat. Qu’est ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas dans mon projet ou organisation. Définir les options à votre portée. Informer vos collaborateurs des problématiques détectées qui vont avoir besoin de changement. Enfin déterminer ce qui est le plus bloquant et la ou le changement est inévitable.

D/DESIRE

(L’envie de changer) Communiquez sur les bénéfices que va apporter le changement tout en identifiants les risques que pourraient générer cette évolution. Créer une dynamique autour du projet et manager les peurs.

K/ KNOWLEDGE

(Connaissance) C’est une phase d’apprentissage durant laquelle on va apprendre de nouvelles connaissances techniques, à fonctionner comme une équipe, à travailler dans les temps impartis, à partager l’information. Cette connaissance va permettre d’établir des objectifs raisonnable et atteignable.

A/ABILITY

(Compétence) Mettre en place un cadre de gouvernance simple, former les équipes sur les compétences de bases, commencer petit et ajuster les processus au niveau des équipes ou collaborateurs.

R/REINFORCEMENT

(Consolidation) Nommer des référents qui ont une appétence sur le sujet pour qu’ils fassent vivre les processus, Partager dans vos organisations vos réussites, ne pas hésiter à apprendre de ses erreurs pour les éviter à l’avenir. 

Quelques outils

A/ Empathie :

Pour le manager en charge du changement il est essentiel que ce dernier connaisse les étapes du « deuil » (le choc/déni, la colère/peur, la tristesse/dépression, la quête de sens) pour comprendre ce par quoi passe leurs collaborateurs à l’annonce un grand changement. Il sera plus en adéquation avec le terrain pour prendre les bonnes décisions et insuffler le changement sans les brusquer.

B/ Observation et analyse :

Cela consiste à faire un état des lieux (avoir une vision d’ensemble claire) afin de prendre les décisions pertinentes et agir intelligemment pour vaincre la résistance.

C/ Méthode de William Bridge :

Le principe est de faire des collaborateurs les défenseurs du projet change en les accompagnant sur 3 trois étapes. L’ abandon de ce qui fut, moment de flottement et nouveau départ.

D/ L’interview :

Souvent négliger, l’outil d’interview est une arme redoutable pour établir une mapp des projets, des équipes et des ressentis. Si elle est bien menée et qu’elle possède les bons questionnements, elle vous fera avancer rapidement dans la phase de diagnostic en vous apportant déjà quelques solutions.

Vous avez à présent toutes les clés pour ne plus négliger votre conduite du changement , « le changement c’est maintenant ! » F.H